Wist je dat je elke keer je je mails opent of een melding van een nieuwe e-mail op je bureaublad ziet verschijnen, een kleine shot van het gelukshormoon, dopamine, krijgt?
Als je je wel eens afvraagt waarom het voor jou zo verleidelijk is om je mailbox de hele dag te laten openstaan en onmiddellijk te reageren op een nieuw binnenkomende e-mail, wel, DAT is de reden :-)
Jammer genoeg is dit effect slechts van korte duur. Wil je écht voldoening hebben op langere termijn, dan focus je je beter op belangrijke taken waar je intensief aan werkt. Veel onderzoek wees reeds uit dat we het meest geluk halen uit het afwerken van taken die écht tot iets leiden, die impact hebben en een organisatie of jou als persoon kunnen veranderen in de positieve zin.
Mailverkeer is echter niet meer uit onze jobs weg te denken, we kunnen er dus maar beter op een waardevolle manier mee leren omgaan!
Omdat mailbeheer zo'n heet hangijzer is bij heel wat mensen, vind ik het heel interessant om hier met mensen over te praten. Dan ga ik op zoek naar waar ze zich specifiek zo aan ergeren. Dit zijn zo ongeveer de meest voorkomende antwoorden.
Ga maar eens na of sommige voor jou herkenbaar zijn:
Je hebt geen idee welke mails in je mailbox reeds behandeld zijn en welke niet.
Je weet niet welke mails prioriteit hebben.
Je weet niet van welke personen je nog op antwoord wacht.
Je hebt totaal geen overzicht over het werk dat verbonden is aan je mails.
Je zit soms minuten lang te zoeken naar een mail waar informatie in staat die je écht nodig hebt.
De mappen waar je e-mails in archiveert zijn niet herkenbaar voor jou en niet up-to-date, waardoor je er niets in terugvindt.
Je hebt geen systeem in het houden en het verwijderen van mails. Mails als "Ok, ik zal er zijn", kunnen na een paar maanden nog in je inbox staan.
Je leest soms een mail 3 keer op 3 verschillende momenten of 3 verschillende apparaten zonder er effectief iets mee te doen.
Je bent zo jaloers op mensen met een lege inbox en je weet niet hoe ze het doen. Als ie dan eindelijk eens leeg is, zit ie in de kortste keren weer vol en mag je helemaal opnieuw beginnen.
Een goed mailbeheer opzetten vraagt in het begin dan ook wel wat tijd en energie.
Ik geef je alvast 6 vuistregels mee:
Maak je inbox minstens 1 keer per week leeg.
Mail openen = beslissen wat je ermee gaat doen.
2 mappen die je leven kunnen redden: TO DO/ACTIE en WACHTEN OP.
Maak herkenbare archiefmappen aan.
Bepaal wanneer je aan mails werkt en wanneer niet.
Zet al je meldingen voor binnenkomende e-mails uit.
Mailbeheer is natuurlijk veel meer dan dat. Op 16 mei kan je deze vuistregels in de praktijk leren omzetten tijdens mijn opleiding ‘Baas over je mails’ in Gent. Schrijf je in voor 15 april? Dan krijg je 20% korting!