Toen ik pas was afgestudeerd moest ik voor mijn eerste job om 10u ’s morgens in hartje Brussel zijn voor een afspraak. Ik geef in op google maps wat de reistijd is van Gent naar Brussel: 45min. Ik vertrek mooi op tijd om 9u15 met de wagen. Niet met de trein natuurlijk, want dan ben ik veel langer onderweg. Dacht ik… Ik stond, zoals elke Vlaming met een bedrijfswagen, 1u30 aan te schuiven op de E40 en in de prachtige Brusselse tunnels. Oh ja, en ik vond ook geen parkeerplaats. Uiteindelijk arriveerde ik rond 11u, een uur te laat dus, op mijn afspraak.
Ik had een belangrijke les geleerd: schat in hoelang iets gaat duren en doe daar een hele hoop minuten bij!
We hebben allemaal ons lijstje van dingen die we vandaag willen doen. Jammer genoeg komen er altijd onverwachte boosdoeners de kop opsteken.
Je weet wel: je baas die je opeens iets komt vragen dat je ‘dringend’ in orde moet brengen. Je zoon die je vraagt hem ‘nog snel’ naar de basketbaltraining te brengen. Je partner die je vraagt voor je naar huis komt nog ‘even snel’ iets te halen in de winkel.
Als je zou ingaan op alles wat er op een dag onverwachts je pad kruist, kom je aan heel wat ongeplande minuten en uren.
Je kan dan wel zeggen: “Dat is toch eigen aan het leven? Het houdt tocht alles spannend, flexibel en spontaan?”
Ja natuurlijk, maar het probleem is dat juist die onverwachte zaken ervoor zorgen dat je op het einde van de dag gefrustreerd bent omdat je niet tot de dingen bent gekomen die je gepland had.
Bouw buffers in!
Een buffer inbouwen betekent dat je extra tijd voorziet om een taak af te werken omdat je altijd het risico loopt dat je er langer mee zal bezig zijn dan voorzien.
Omdat iemand je iets vraagt. Omdat er opeens iets dringend de kop opsteekt. Omdat sommige dingen nu eenmaal uitlopen. Of omdat je constant gestoord wordt.
Denk je dat een taak 45min van je tijd zal vragen? Calculeer zeker een uur in. Denk je dat een lunch met je beste vriendin een uurtje zal duren en je moet daarna nog een vergadering met je collega inplannen? Neem voldoende marge. Want die lunchdate zou wel eens uit kunnen lopen.
Buffers inbouwen zorgen voor minder stres. Je host niet als een kip zonder kop van het een naar het ander. En bovendien kan je even op adem komen tussen je verschillende activiteiten door!