Je tekent toch ook niet het plan van je huis nadat je het gebouwd hebt?
Doe dat dan ook niet met je dagelijkse taken!
Stel jezelf eens de volgende vraag:
Hoeveel procent van je tijd ben je aan het ‘doen’ en hoeveel procent van je tijd ‘plan’ je wat je gaat ‘doen’?
Tijdens workshops of coachingsgesprekken krijg ik regelmatig de opmerking dat mensen het gevoel hebben gewoon de hele dag van de éne taak naar de andere te hossen zonder duidelijk te weten waar ze mee bezig zijn. Vaak moeten ze een taak helemaal opnieuw beginnen omdat ze een aantal cruciale stappen hebben overgeslagen.
Neem nu dit voorbeeld:
Je bent bezig met de voorbereidingen van het verjaardagsfeest van je partner. Daar komt heel wat bij kijken. Je moet beslissen wanneer het zal doorgaan. Welk eten en drinken je zal voorzien. Wie je zal uitnodigen. Voor welk cadeau je geld wil inzamelen. Wanneer je de uitnodigingen best verstuurt. Welke sancties zullen volgen voor diegenen die hun mond voorbij praten tegen je partner :-) Enz…
Je hebt 6 maanden de tijd om alles in goede banen te leiden. Dat is een lange periode. Natuurlijk wil je niet alles op het allerlaatste moment doen. Je wil ruim op voorhand beginnen zodat je de laatste dagen geen stress hebt om nog alles op het nippertje af te krijgen.
Veel mensen beginnen halsoverkop zaken in orde te brengen en beseffen op het einde dat ze heel wat vergeten zijn. Of ze beginnen veel te laat omdat ze dachten dat het allemaal wel meevalt. Of nog erger: omdat ze het constant uitstellen.
Hoe voorkom je dit? Hoe zorg je ervoor dat je de paar dagen voor een deadline niet rondloopt als een kip zonder kop?
Neem de tijd om te plannen!
Plan een vaste moment in de week in om te plannen. Wat doe je op dit planningsmoment?
Kijk achteruit
Bekijk de afgelopen week en bekijk of je iets moet herplannen.
Kijk vooruit
Bekijk de komende weken en bekijk of je zaken moet voorbereiden, afspreken,...
Doe een braindump
Schrijf alles op wat in je hoofd zit en plan in wat je hiervoor moet doen.
Grote projecten?
Bepaal waar je staat met al je projecten en bepaal wat het eerstvolgende is wat je de komende week moet doen voor dat project: ZO GA JE VOORUIT!
Neem bewust tijd om te plannen. Dit geeft je rust. Je weet waar je je de komende week aan kan verwachten.
Beter plannen = efficiënter doen
Hoeveel tijd ik hiervoor neem? Dit is voor iedereen verschillend. Enkel dit is belangrijk: neem een vast moment. Bij mij is dit de zondagavond of de vrijdagnamiddag. In alle rust. Zonder joelende kinderen rond mijn oren :-) Bij een warme kop koffie. Met mijn agenda en to-do lijsten.
PS: Meer tips om je werk en je leven op een efficiënte manier te plannen en te organiseren? Kom naar mijn workshop op 26 mei in Gent en wordt een PRO in plannnen!